语音信箱使用说明

一、Smarktalk语音系统简介：
Smarktalk自动语音系统是一套完整的语音处理系统。它主要为我们提供自动总机与语音信箱服务。

1、自动总机：当外线打到公司时，会听到电脑话务员清晰礼貌的应答，它会引导来话方自行转接到他们所要的分机。如果来话方不知道对方分机号码，电脑话务员会引导他，按照部门自动查询分机号。一但查到所需要的分机号后，不必听完提示语，便可拨叫分机。你还可以随时拨0，转回 人工总机，通过人工接转。

2、语音信箱：每人的分机号码即是一个语音信箱。当所拨分机占线或没人接听时，系统会提示您"您所拨叫的分机现在占线（或无人接听），拨1转其他分机，如需留言，请按2，按9结束通话" 按2后，您会听到分机主人的问候提示语，之后便可留言。留言长度为20秒，每部分机最多可保 存6段新留言。每部分机拥有一个密码，初始设为12345，分机主人可以任意修改自己的密码。 关于如何设置（修改）自己信箱的问候语、如何设置（修改）信箱密码、如何提取信箱内的留 言、如何将自己的分机设为"录音电话"、如何设定（取消）"留言远程呼叫"，请详细阅读下列操作说明。

二、操作说明：

1、如何设置（修改）问候语
a、功能简介
每个信箱的主人可以简单方便地在任何一部分机上(不一定是自己的电话),为自己的信箱录制问候语。当自己出差或休假，可以在问候语中告知来电人。
b、操作流程
拿起分机，拨350，输入自己信箱号码，听到提示语"输入信箱密码"，便输入您的信箱密码（ 初始为12345）并按＃号键，听到提示语"功能设定请按2"，便按2，听到提示语"修改您的问候语请按2"，便按 2，之后便可根据电脑话务员的提示语，设定和修改问候语。

2、如何设置（修改）信箱密码
a、功能简介
每个信箱都拥有一个密码，密码是5位数，初始值为12345，你可以按照以下方法修改你的密 码。
b、操作流程
拿起任何一部分机，拨350，输入自己信箱号码，听到提示?quot;输入信箱密码"，便输入初始信 箱密码12345，按＃号键，听到提示语"功能设定请按2"，便按2，听到提示语"修改信箱密码请按1"，便按1，之后便可根据电脑话务员的提示语，设定和修改信箱密码。

3、如何提取留言
a、功能简介
分机信箱的主人可以通过两种途径听取留言。一是在公司内部，用自己的分机听取留言；二是在公司以外，拨公司总机--------听取留言。
b、操作流程
用本人的分机电话听取：在分机信箱中存有新的未听留言时，数字话机上的留言灯（新话机右排最上面第一个灯）会亮，说明你的信箱中有未听留言，之后你可以随时听取。当你想听取留言 时，拨打350，输入你的信箱号码，系统提示"输入您的密码"，即输入密码，并按＃号键，系 统提示"听取留言请按1"，按1之后，便可根据电脑话务员的提示，听取、删除留言。
用公司内任一部电话听取自己信箱留言方法：用任何一部分机，拨打350，输入你的信箱号码， 系统提示"输入您的密码"，即输入密码，并按＃号键，系统提示"听取留言请按1"， 拨1后，便可根据电脑话务员的提示，听取、删除留言。
在公司以外听取自己信箱的留言：通过设定"远程呼叫"（关于如何设定，下面会有详细说明）你可以通过你的手机知道你的信箱中有留言。或者，你可以每天在你方便的时候，用任何一部电话，拨--------打回公司，听取留言。拨通--------后，按*号键，系统提示"输入你的分机号码"，即输入；系统提示"输入你的信箱密码"，即输入你的密码，并按＃号键；系统提示"听取留言请按1"，按1之后，便可根据电脑话务员的提示，听取、删除留言。
注：因信箱内存有限，请随时听取并删除留言。

4、如何设定（取消）"留言远程呼叫"
a、功能简介
"留言远程呼叫"的意思是，当有人在你的分机中留言时，系统会通过自动拨打你设定的电话通知你。例如销售人员，可以将自己的手机号码设在系统内，一但有人留言给你，你的手机会响 铃，接听之后，电脑话务员会提醒你"你的信箱中有留言"，并引导你听取留言。
b、操作流程
在办公室中用分机操作：拿起任何一部分机，拨打350，输入你的信箱号码，输入密码并按＃号 键，系统提示"系统设定请按2"，便按2；系统提示"设定留言呼叫请按3"，便按3；系统提示"设定外线电话请按2"，便按2，系统提示"请输入电话号码"，你便输入能够通知到你的那个电话号码（通常是设为自己 的手机号码）。之后，系统引导你确认、修改、取消、结束等。
在公司之外操作方法：用任何一部电话，拨通--------后，按*号键，系统提示"输入你的分机号码"，即输入；系统提示"输入你的信箱密码"，即输入你的密码，系统提示"系统设定请按2"，便按2；系统提示"设定留言呼叫请按3"，便按3；系统提示"设定外线电话请按2"，便 按2，系统提示"请输入电话号码"，你便输入能够通知到你的那个电话号码（通常是设为自己 的手机号码）。之后，系统引导你确认、修改、取消、结束等。

5、如何设定（取消）录音电话
a、功能简介
当你出差、休假、开会或外出办事时，可以将自己的分机设为录音电话。设定后，外线打到您的分机时，会马上听到"对方无法接电话，您已进入语音信箱，听到嘀音后请留言"。
b、操作说明
设定录音电话方法：拿起任何一部分机，拨打350，输入你的信箱号码，听提示输入密码并按＃ 号键，系统提示"系统设定请按2"，便按2；系统提示"设定留言电话功能请按7"，便按7，系统会提示"您的电话已设定为录音电 话"。
取消录音电话方法：拿起分机，拨打350，输入密码并按＃号键，系统提示"系统设定请按2"，便按2；系统提示"取消留言电话功能请按8"，便按8，系统会提示"录音电 话功能已取消"。

总结：
针对语音信箱进行任何设置、修改及取消的操作，首先要进行的操作是：
1、在公司内部用分机操作：拿起分机拨 350 ＋ 个人密码（初始值为12345） ＋ ＃号键，之后，电 脑话务员会引导你进行操作。
2、在公司外部用外线操作：拨打公司总机--------＋ * 号键 ＋ 个人分机号 ＋ 个人密码（初始值 为12345）＋ ＃号键，之后，电脑话务员会引导你进行 操作。

三、注意：
分机响4声后无人接听之后，系统会自动转入语音信箱，提醒打入者留言或转其他分机。在此，再次强调，如果在座位上，以及在办公室能够听到自己分机的铃声时，振铃3声之内要接电话，以保证沟通的及时顺畅和对客户的基本礼貌。